مـنظـومة إدارة المشتريــات والمدفوعــات



 

Optimum للمشتريات والمدفوعات هي منظومة متكاملة تشمل الدورة المستندية للمشتريات والمصروفات بالكامل إبتداء من طلبات شراء الأقسام ثم عمل طلبات التسعيرات ومن ثم المفاضلة بين التسعيرات وعند إعتماد المفاضلة تقوم المنظومة بإصدار أمر الشراء وبناءا علي امر الشراء يتم قبول اذن التسليم والذي بدورية يقوم بتحديث المخزون او الاصول وكذلك الأستاذ العام وعليه يتم قبول الفاتورة وعند إستحقاق الفاتورة تقوم المنظومة بإصدر سند الصرف.

 

كما أن منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات تقبل الفواتير المباشرة كفواتير الهاتف والكهرباء وغيرها كما إن لديها القدرة علي إصدار سندات الصرف المباشرة وذلك للتحكم في العهد النقدية او اصدار صكوك او تحويلات مباشرة.

 

كما يمكن ربط منظومة المشتريات والمدفوعات بمنظومة المخزون والمخازن من Optimum ومن ثم الحصول علي تحديث آني للمخزون والمخازن وذلك حسب المخزن والوحدة المضافة و طريقة الإضافة (FIFO-LIFO-WIGHTED AVERAGE) واستخراج كل التقارير إلكترونيا وفوريا.

 

كما يمكن ربط منظومة المشتريات والمدفوعات بمنظومة الأصول الثابتة من Optimum ومن ثم الحصول علي تحديث آني لملف الأصول الثابتة عند استلامها وذلك حسب نوع الأصل وطريقة استهلاكة واستخراج كل التقارير إلكترونيا وفوريا.

 

كما أن لمنظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات دفتر استاذ مساعد يحمل كل القيود المحاسبية والتي ترحل بطريقة الإستحقاق إلكترونيا عند انجاز المعاملة و اعتماد المستند من اذون تسليم وفواتير واسترجعات وسندات صرف واحتساب الخصم المسموح به.

 

أن لمنظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات نظام أمان و نظام اعتماد مستندي إلكتروني من خلاله يمكن تحديد صلاحيات المستخدمين علي كل المستويات وكذلك تحديد حركة كل مستند حسب الصلاحيات المالية والإدارية لكل مستخدم.

 

ويمكن تلخيص وظائف Optimum للمشتريات والمدفوعات بالتالي :

  • إدارة طلبات الشراء وطلبات الأقسام
  • إدارة طلب التسعيرات
  • إدارة المفاضلة والترسية
  • إدارة أومر الشراء
  • إدارة إذون التسليم
  • إدارة الفواتير المباشرة والمشفوعة بإذن استلام
  • إدارة سندات الصرف المباشرة والمشفوعة بالفواتير
  • إدارة علاقات الموردين
  • إدارة الإستفسارات وتقارير المبيعات

تطبيقــات المنظومــة

 

يشتمل تطبيق طلبات الشراء من الإدارات والأقسام قي منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات علي التالي من التطبيقات

  • أدخال طلبات الشراء إلكترونيا
  • إعتماد طلبات الشراء حسب الحركة المستندية وحد إتمان المستخدم
  • مقارنة الطلبات بالميزانية التقدرية
  • معرفة اخر اوامر شراء اصدرت لهذه الأصناف واسعارها
  • دمج الطلبات وتحويلها الي التسعيرات او أوامر الشراء او المخازن او الحسابات للشراء المباشر من العهد
  • طباعة طلبات الشراء
  • إلغاء طلبات الشراء
  • الإستفسارات والتقارير
  • ارسال الطلبات والتنبيهات إلكترونيا عن طريق البريد الإلكتروني

 

يشتمل تطبيق طلبات التسعيرات من الموردين قي منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات علي التالي من التطبيقات

 

  • تحويل طلبات الأقسام الي طلب تسعيرات إلكترونيا
  • طلب تسعيرات مباشرة
  • إختيارالموردين حسب التصنيف او مباشرة
  • ربط اسعار البضائع والخدمات من ملف الموردين
  • إعتماد طلبات التسعير حسب الحركة المستندية وحد إتمان المستخدم
  • ارسال طلب التسعيرات مع الوثائق المصورة الي الموردين إلكترونيا
  • امكانية اضافة الأسعار من قبل المورد إلكترونيا عن طريق موقع المؤسسة
  • امكانية تحميل كل الوثائق المرتبطة بالتسعيرة من قبل المورد
  • إغلاق التسليم إلكترونيا حسب تاريخ الإغلاق
  • امكانية متابعة التسعيرة من قبل المورد من موقع المؤسسة
  • طباعة طلب التسعيرات او ارسالها إلكترونيا
  • الإستفسارات والتقارير
  • ارسال التسعيرات والتنبيهات إلكترونيا عن طريق البريد الإلكتروني
 

يشتمل تطبيق مفاضلات التسعيرات والمناقصات قي منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات علي التالي من التطبيقات

 

  • عمل المفاضلات كجدول ووضع اقل الأسعار اولا
  • إمكانية ادخال اي ملاحظات علي المفاضلة
  • امكانية اختيار اكثر من مورد لكل مجموعة من الخدمات والبضائع
  • امكانية الإطلاع علي الميزانية التقديرية
  • إعتماد المفاضلة  حسب الحركة المستندية وحد إتمان المستخدم
  • إمكانية الإطلاق علي مرفقات التسعيرت إلكترونيا
  • تحويل المفاظلة الي أوامر الشراء اتوماتكيا
  • طباعة المفاضلة او ارسالها إلكترونيا
  • الإستفسارات والتقارير
  • ارسال المفاضلة والتنبيهات إلكترونيا عن طريق البريد الإلكتروني

 

يشتمل تطبيق أوامر الشراء قي منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات علي التالي من التطبيقات

 

  • تحويل الفائز من التسعيرات الي أمر شراء
  • إمكانية ادخال طلب شراء مباشرة
  • امكانية ربط كل بضاعة او خدمة بحساب فى الأستاذ العام
  • امكانية الإطلاع علي الميزانية التقديرية
  • إعتماد امر الشراء حسب الحركة المستندية وحد إتمان المستخدم
  • إمكانية الإطلاق علي المرفقات إلكترونيا
  • امكانية إضافة تاريخ التسليم التوقع
  • طباعة امر الشراء او ارساله إلكترونيا
  • الإستفسارات والتقارير
  • ارسال امر الشراء والتنبيهات إلكترونيا عن طريق البريد الإلكتروني

 

يشتمل تطبيق أذون التسليم قي منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات علي التالي من التطبيقات

 

  • تحويل أومر الشراء الي اذون تسليم إلكترونيا حسب الإذن المستلم
  • إمكانية تحديث المصاريف الأخري وإضافتها علي التكلفة
  • إعتماد إذن التسليم حسب الحركة المستندية وحد إتمان المستخدم
  • امكانية تحديث المخزون او الأصول الثابتة إلكترونيا عند إعتماد الإذن
  • تحميل القيود المحاسبية الي الأستاذ العام إلكترونيا
  • إمكانية الإطلاع علي المرفقات إلكترونيا
  • طباعة إذن التسليم او ارساله إلكترونيا
  • الإستفسارات والتقارير
  • ارسال إذن التسليم والتنبيهات إلكترونيا عن طريق البريد الإلكتروني
 

يشتمل تطبيق الفواتير قي منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات علي التالي من التطبيقات

 

  • إضافة الفاتوة وتحميل نسخة منها إلكترونيا
  • ربط الفاتورة بإذن الإستلام اذا كانت لأمر شراء صادر
  • ربط الفاتورة بحساب المصروف او لأصول او الإستحقاق او المقدم اذا كانت فاتورة مباشرة مثل فاتورة الهاتف
  • أمكانية الإطلاع علي الميزانية التقدرية
  • إعتماد الفاتورة حسب الحركة المستندية وحد إتمان المستخدم
  • تحميل القيود المحاسبية الي الأستاذ العام إلكترونيا
  • إمكانية الإطلاع علي المرفقات إلكترونيا
  • طباعةالفاتورة او ارسالها إلكترونيا
  • الإستفسارات والتقارير
  • ارسال الفاتورة والتنبيهات إلكترونيا عن طريق البريد الإلكتروني

 

يشتمل تطبيق سندات الصرف قي منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات علي التالي من التطبيقات

 

  • تحويل الفواتير الي سند صرف إلكترونيا حسب تاريخ الإستحقاق
  • عمل سند صرف مباشر لفواتير مسجلة مسبقا حسب الطلب
  • عمل سند الصرف بالعملة المطلوبة وبطريقة الدفع المطلوبة مثال صك - تحويل - نقدا الخ
  • إعتماد سندات الصرف حسب الحركة المستندية وحد إتمان المستخدم
  • تحميل القيود المحاسبية الي الأستاذ العام إلكترونيا
  • إمكانية الإطلاع علي المرفقات إلكترونيا
  • طباعة سند الصرف او ارساله إلكترونيا
  • الإستفسارات والتقارير
  • ارسال سند الصرف والصك او التحويل والتنبيهات إلكترونيا عن طريق البريد الإلكتروني
 

 

يشتمل تطبيق سندات الصرف المباشرة قي منظومة Optimum للمشتريات والمدفوعات علي التالي من التطبيقات

 

  • عمل سند صرف مباشر وإرفاق الفواتير مباشرة
  • أختيار حساب الصرف وحساب المصروف او المقدم او الإستحقاق للسند
  • عمل سند الصرف بالعملة المطلوبة وبطريقة الدفع المطلوبة مثال صك - تحويل - نقدا الخ
  • إعتماد سندات الصرف حسب الحركة المستندية وحد إتمان المستخدم
  • تحميل القيود المحاسبية الي الأستاذ العام إلكترونيا
  • إمكانية الإطلاع علي المرفقات إلكترونيا
  • طباعة سند الصرف او ارساله إلكترونيا
  • الإستفسارات والتقارير
  • ارسال سند الصرف والصك او التحويل والتنبيهات إلكترونيا عن طريق البريد الإلكتروني